Je rencontrais récemment mon neveu Marc-Antoine, qui a obtenu il y a trois mois son premier emploi permanent comme dessinateur dans une PME qui emploie environ soixante personnes non syndiquées. Fier de m'annoncer cette bonne nouvelle, il s'inquiétait cependant de la réaction de son employeur s'il lui demandait prochainement la permission de s'absenter durant quelques heures en fin de journée pour aller faire réparer son auto dans un garage qui n'est pas ouvert le soir ni la fin de semaine. Je lui ai demandé si l'entreprise avait une politique concernant les absences pour affaires personnelles? Après vérification, elle n'en avait pas. Il ne lui restait donc plus qu'à espérer que son supérieur serait de bonne humeur au moment où il lui demanderait cette permission et à se conformer à la réponse obtenue, quelle qu'elle soit!
Cette anecdote illustre bien le malaise que peut provoquer l'absence de règles du jeu clairement définies. Lors de la création d'une entreprise, alors qu'il n'y a qu'un seul patron avec seulement un ou deux employés à diriger, la définition verbale de quelques lignes directrices au moment de l'embauche suffit généralement à encadrer les droits, devoirs et attentes des uns et des autres. Mais selon divers experts, il devient impératif pour une entreprise de se doter de règles du jeu claires, écrites, respectueuses des lois du travail, connues de tous et appliquées d'une manière cohérente, dès qu'elle compte plus de dix employés et deux gestionnaires! Ce faisant, elle encadre les relations employeur-employés, facilite le travail de ses gestionnaires et répond aux attentes des employés en matière de transparence et d'équité.
Quelles sont ces règles du jeu?
Sous forme d'énoncés, de politiques, de procédures et de mémos de la direction, ces règles du jeu en matière de gestion des ressources humaines doivent préciser tant les droits et attentes de l'employeur (mission de l'entreprise, valeurs importantes, organigramme, répartition des tâches, éthique et discipline au travail, horaires de travail, absences, gestion du rendement, sécurité, relations avec la clientèle, utilisation du matériel, procédures administratives, etc.) que ses engagements à l'égard des employés (accueil et intégration au travail, politique salariale, choix et durée des vacances annuelles, congés parentaux et sociaux, congés fériés et chômés, octroi et compensation des heures supplémentaires, santé et sécurité du travail, avantages sociaux, perfectionnement, club social, etc.). Un tel recueil est communément appelé Guide de l'employé; régissant d'abord les rapports collectifs de travail, il ne remplace pas le contrat individuel d'emploi, mais le complète, tout en s'avérant un important outil de gestion, surtout en milieu non syndiqué. Ainsi, Marc-Antoine aurait connu ses droits de même que la procédure à suivre pour les exercer!
Comment procéder pour élaborer un tel guide?
Une approche pratique consiste à répertorier dans un premier temps toutes les règles du jeu existantes dans l'entreprise, qu'elles soient écrites ou non, de même que les principales dispositions des lois du travail applicables. Par la suite, il est recommandé d'établir la table des matières du futur Guide de l'employé, de convenir en équipe de direction du contenu de chacune de ses sections, d'en confier la rédaction à une personne qualifiée et d'en faire approuver la version finale par la haute direction.
Mais quel qu'en soit le contenu, l'efficacité du résultat sera directement liée à la capacité de la direction de communiquer et de faire accepter ce guide et à la formation rigoureuse de tous les gestionnaires qui auront à l'appliquer au quotidien.
Une entreprise dotée d'un service des ressources humaines devrait lui confier ce mandat; sinon, il est fortement suggéré de faire appel à un professionnel de la gestion des ressources humaines pour mener à bien cet important dossier.
Michel Paquet, CRHA, est directeur de la consultation et conseiller senior chez GRH-Ressources humaines.