Comme gestionnaire, vous le savez aussi bien que moi, nous nous dirigeons tout droit vers une pénurie grave de main-d’œuvre, dans plusieurs domaines. La guerre aux talents est déjà commencée et peut-être en ressentez-vous déjà les effets…
Le premier moyen – et selon moi le plus sûr – pour vous assurer de conserver vos employés plus de deux ans après l’embauche est votre programme d’accueil et d’intégration. C’est souvent là que le bât blesse…
Une bonne intégration, ça se planifie!
C’est pendant l’intégration que vous vous rendrez compte que votre nouvel employé pourra effectuer son travail correctement. C’est l’accueil que vous lui ferez à son arrivée qui influencera sa productivité et sa motivation, qui le rendra réceptif à la formation et, surtout, qui diminuera son appréhension. Pendant cette période, il établira des liens avec son superviseur, se sentira moins isolé et commencera à développer un sentiment d’appartenance.
Votre plan d’intégration doit comprendre plusieurs étapes et préciser les moyens et outils à utiliser pour l’exécuter. Et il ne doit surtout pas être appliqué à la sauvette!
Préparez-vous à accueillir l’employé
Vous devez montrer à votre nouvel employé qu’il est attendu. Il faut donc préparer ce dont il aura besoin pour travailler (équipement, documents, outils, etc.). Il vous faudra également prévoir la formation et l’apprentissage nécessaire à l’accomplissement de ses tâches. Pour ce faire, définissez les objectifs d’apprentissage et spécifiez ce que le nouvel employé devra connaître relativement à son travail.
Prévoyez aussi de jumeler le nouvel arrivé à un collègue que vous identifierez à l’avance; choisissez de préférence un employé expérimenté qui n’a aucun lien hiérarchique avec l’arrivant. Le parrainage a l’avantage de permettre au nouvel employé d’établir d’entrée de jeu des liens de confiance avec une personne, ce qui facilite son apprentissage et son intégration harmonieuse.
L’accueil comme tel
À cette phase, un manuel d’accueil vous sera fort utile. Il vous permettra de ne pas oublier d’étapes qui pourraient être essentielles.
Dès son arrivée, le nouvel employé doit se sentir encadré. C’est son supérieur immédiat qui doit l’accueillir : celui-ci lui dresse le portrait l’entreprise, lui parle des valeurs et de la mission, des produits et services, des conditions de travail, lui précise les comportements souhaités et les règles à respecter, etc. C’est à ce moment-là que l’employé prend vraiment contact avec l’entreprise.
Le supérieur fait ensuite visiter l’entreprise au nouvel employé et lui présente les membres de son équipe, son poste de travail ainsi que son parrain.
L’entraînement à la tâche
C’est maintenant que votre « petit nouveau » doit s’approprier sa fonction, avec l’aide de son accompagnateur. Il sera fort utile que vous ayez préparé un plan d’entraînement qui décrit toutes les étapes de la formation, allant des objectifs à la rétroaction, en passant par la démonstration des tâches et les exercices pratiques. Tout au long de cette phase d’intégration, l’employé doit en effet acquérir les connaissances et les habiletés nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
Cette partie de l’intégration est extrêmement importante. Votre nouvel employé acquiert ainsi, dès le début, de bonnes méthodes de travail, ce qui permettra notamment d’éviter les accidents du travail. Bien initié à ses tâches, étroitement encadré, il sera plus rapidement efficace à son poste.
N’oubliez pas le suivi!
À la fin de cette période d’essai, l’accompagnateur doit s’assurer du transfert des apprentissages et donner à son protégé une rétroaction sur ses points forts et sur les points à améliorer. Prévoyez de votre côté une rencontre pendant laquelle vous vérifierez si l’employé est satisfait de son intégration, de son entraînement, de son parrain et ainsi de suite. Informez-le de votre politique d’évaluation et demandez-lui de faire son autoévaluation. Ce sera aussi une bonne occasion de répondre à ses questions. Il en aura sûrement!
Grâce à ce programme d’intégration, vos nouvelles ressources bénéficieront d’un bon encadrement, ce qui diminuera leur angoisse et leur permettra d’acquérir rapidement les comportements souhaités. Vous aurez, de votre côté, l’assurance que votre employé peut exercer son travail adéquatement.
Surtout, la qualité de votre accueil rendra le nouvel employé réceptif à l’apprentissage. Dès le départ, il établira de bons rapports avec ses collègues, ce qui lui permettra de mieux s’adapter à son nouvel environnement. Quant à vous, vous aurez acquis un employé motivé que vous conserverez sans doute plus longtemps.
Florent Francoeur, CRHA est président-directeur général de l’Ordre des CRHA et CRIA du Québec
Ce billet a été publié dans le journal Les Affaires le 1er décembre 2005.